El control de turnos es muy importante para la calidad de servicio ofrecido en estos lugares, además de contribuir al descanso y tiempos laborales de los doctores y demás personal, debido a las grandes cargas de trabajo en este sector. Existen herramientas que ayudan mucho a los encargados de Recursos humanos en esta clase de tareas, en este post tenemos una descripción de sus funcionalidades y ventajas para tu beneficio.
Importancia de un buen control de turnos en hospitales
De acuerdo con la Ley Federal del Trabajo, “el trabajo por turnos es “toda forma de organización del trabajo en equipo según la cual los empleados ocupan sucesivamente los mismos puestos, según un cierto ritmo, continuo o discontinuo, implicando para el trabajador la necesidad de prestar sus servicios en horas diferentes en un periodo determinado de días o de semanas”. Particularmente, los hospitales deben funcionar las 24 horas del día, los 7 días de la semana, por lo que la plantilla de turnos debe estar ocupada todo el tiempo.
Contar con un sistema de gestión de turnos hospitalarios puede ser de gran ayuda para que las condiciones adecuadas de trabajo y servicio estén siempre garantizadas. Es de vital importancia que se cuente con el suficiente personal para cubrir todos los turnos y no presionar demasiado a los doctores en sus turnos de trabajo; que son conocidos por ser especialmente largos. Algunos de los beneficios de este método son:
- Cumplir con los estatutos y convenios establecidos en cuanto al descanso de turnos permitidos para los trabajadores, a falta de una buena administración se pueden violar algunos derechos laborales, así como causar problemas en las inspecciones de trabajo.
- Los doctores y empleados que han mantenido buenos turnos y descansos se mostrarán más dispuestos a tratar a los clientes con una mejor actitud. Los errores humanos son particularmente perjudiciales si ocurren en un hospital, lo mejor que se puede hacer al respecto es mantener un ambiente laboral sano y preparado para cualquier tipo de situación, en cualquier momento del día o noche.
- Permitir al personal sanitario saber cuáles serán sus horarios para las próximas semanas o meses y, de este modo, conciliar con su vida personal más fácilmente.
Características del control de turnos en hospitales
Debes de tener en cuenta las siguientes consideraciones son relevantes para los médicos:
- Ningún empleado está obligado a trabajar en el turno de noche más de dos semanas seguidas a no ser que lo solicite voluntariamente.
- No pueden quedar turnos sin cubrir en ninguna de las áreas (incluidas las de cocina, limpieza, etc.).
- Es fundamental que pasen al menos 12 horas entre el fin de una jornada y el inicio de la siguiente.
- En las jornadas laborales de más de 6 horas existe el derecho a un período de descanso.
- Los calendarios con los turnos deben comunicarse a los trabajadores con mínimo una semana de anticipación.
Es bien sabido que la organización de los hospitales puede llegar a ser bastante compleja. No solo se deben de tener en cuenta las consultas, el uso de plantas, quirófanos, etc. sino también la definición de un cupo mínimo en el personal de guardia. Las guardias, de hecho, a no ser que el trabajador esté contratado para solo hacer guardias, no computan en el horario habitual ya que se pagan de forma extraordinaria. Esto implica que estos turnos pueden llegar a tener una duración de 17 horas un día de semana y de 24 horas los fines de semana o festivos.
Formas de gestionar los turnos médicos
Plantillas de Excel
La opción tradicional para el control de turnos en hospitales; puedes crear una plantilla con un calendario completo que contenga los nombres de los empleados, así como su puesto y turnos asignados. La principal ventaja de utilizar esta solución es que permite compartir el contenido del documento abierto con el resto de la plantilla, mostrando también los horarios, también es completamente personalizable. Por otro lado, la principal desventaja es que resulta bastante común que ocurran errores, esto debido a que todo el proceso de administración y control es manual. No permite el envío automático de actualizaciones en caso de cambios o bajas en el personal, así que debe ser reconfigurado en cada ocasión.
Software de control de turnos en hospitales
Esta ha sido considerada como una solución óptima y eficiente, gracias a que el proceso de control se lleva a cabo de forma automática. Se pueden asignar turnos nuevos con un solo click; además de poderlos visualizar de forma diaria, semanal, mensual, etc. Lo cuál te dará una visión más clara de los turnos en la compañía, además de menos posibilidades de errores. Otra gran ventaja es que los empleados pueden consultar su horario desde su teléfono móvil, computadora o cualquier dispositivo con el que puedas navegar en internet. En caso de cualquier cambio o situación, se puede contactar con el departamento de recursos humanos para recibir mensajes y notificaciones.
Es una opción más cómoda que la anterior mencionada, lo mejor de todo es que no se requiere de ninguna instalación, el servicio es gratuito y en la nube, así que tampoco ocupará espacio en tu dispositivo.
Tabla de comparación en soluciones de control de turnos en hospitales
| Acciones | Software de gestión de turnos | Plantilla de Excel |
| Notificaciones a empleados | Envío de notificaciones a empleados para informarles de sus horarios o de cualquier cambio. | No dispone del envío de notificaciones, sino que éste tiene que hacerse de forma manual y a través de email. |
| Alertas | Recibe alertas cuando haya solapamientos en los horarios o se realicen horas extra | No permite identificar solapamientos ni refleja las horas trabajadas por parte de los empleados |
| Accesibilidad | Accede al software alojado en la nube desde cualquier lugar y dispositivo. | Si el archivo está en línea (a través de Google Sheets), ha de compartirse en modo ‘visualización’ ya que, de lo contrario, toda la plantilla podrá editar el cuadrante de turnos. |
| Eficiencia | Con un software de turnos rotativos la creación de un cuadrante es ágil, sencilla e intuitiva. | El cuadrante de turnos hay que hacerlo de forma manual y actualizarla con los cambios pertinentes. |
| Acceso a empleados | Ofrécele a tus empleados la posibilidad de consultar sus horarios a través de sus dispositivos y ver los cambios en tiempo real. | Los empleados no pueden recibir notificaciones sino que tienen que consultar el documento Excel cada vez que quieran ver su horario. |
| Feedback de empleados | Recibe comentarios de los empleados a través de la plataforma sobre cualquier cambio o las horas extra realizadas. Esto reduce la carga de emails y unifica la comunicación. | Si se comparte en modo ‘visualización’ un documento en línea de Excel, éste no permite la edición de su contenido por lo que los empleados no pueden dejar comentarios. |
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