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Antes de ver cuánto tiempo debes conservar el registro de control de asistencia, debes tomar en cuenta que no todas las empresas toman en cuenta que puede marcar la diferencia en ayuda para gestión de actividades y personal, así que esta es una oportunidad para tu empresa, sin importar el tamaño de esta. 

¿Qué es un registro de control de asistencias?

Se definen como sistemas de control de acceso en los que la supervisión de asistencia, que es su principal función, permite obtener un registro de las entradas y salidas de cada uno de los empleados. Esto ayuda a comprobar la puntualidad y asistencia de los puestos respectivos. 

Gracias a este sistema las empresas pueden monitorear su productividad, y así poder prevenir diferentes escenarios de riesgo en el futuro.

registro de control de asistencia
Importancia de conservar el registro de control de asistencia

Importancia de un registro de control de asistencia

Para saber cuánto tiempo conservar el registro de control de asistencias es necesario conocer que estos pueden variar, y puede depender del sistema que hayas elegido, lo cual no es tarea rápida. Primero debes tomar en cuenta el nivel de seguridad que requiere tu negocio, al igual que la cantidad de usuarios registrados que mantendrá el software, o incluso obtener otra clase de datos, pero eso depende del giro de negocio respectivo.

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Conservar el registro de control de asistencias es importante porque se debe resguardar la documentación que pueda corroborar relaciones laborales, aclarar dudas, reclamos sobre pagos, despidos, cláusulas, fechas, condiciones, incluso en situaciones legales. 

Qué dice la ley sobre el control de asistencia 

Hay señalamientos importantes sobre el tema dentro del artículo 33 del código de trabajo, y está establecido que el empleador debe realizar un registro en donde pueda controlar la asistencia y horas que laboran los trabajadores. El método convencional sería utilizar un libro de registro, o un reloj marcador, pero dejemos eso en el pasado ya que con la ayuda de nuestros sistemas, el largo tiempo de duración de estos registros manuales será reducido a menos de 5 segundos, todo gracias a nuestros sistemas de registro de control de asistencias.

Dentro de la disposición legal, el empleador es la persona obligada a realizar los registros, de esta manera el programa puede adaptarse sin problemas a las necesidades únicas y diferenciadoras de las empresas.Para la dirección de trabajo, los administradores deben llevar a cabo medidas pertinentes para dirigir y organizar la empresa de forma que puedan cumplir los objetivos que se han planeado. 

¿Cuánto tiempo debes conservar el registro de control de asistencias?

La Ley Federal de Trabajo menciona la obligación de almacenar todos los documentos relacionados a tu empresa, siendo estos:

  • Contratos individuales; si no existe entonces un contrato colectivo o de ley aplicable
  • Listas de nómina del personal o recibos de pago de salarios
  • Controles de asistencia 
  • Comprobantes de pago de participación de utilidades, vacaciones y aguinaldos
  • Pagos, aportaciones y cuotas de seguridad social
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En el caso de los contratos individuales, queda estipulado que deben de ser conservador hasta un año después de la relación laboral, después de ese tiempo los documentos respectivos ya no tienen validez. En el caso de conservar el registro de asistencias, nóminas y comprobantes de pago, se mantienen un año después del término de la relación laboral a diferencia de los individuales.

Aún así, hay diferencias legales entre los plazos de tiempo que utiliza la Ley federal de Trabajo y la Ley del Seguro Social, es por eso que la práctica de conservar el registro de control de asistencias puede ser aplicada por un promedio de 5 años, para que de esta forma puedas estar preparado en caso de cualquier situación. 

Cómo administrar y obtener el registro de control de asistencia de años anteriores fácilmente

registro de control de accesos
Registro de control de asistencia de años anteriores

Lo recomendable es contar con un (Software) sistema de control de accesos el cual nos permita a través de su interfaz organizar e imprimir los registros de un usuario fácilmente. Lo correcto será siempre contar con un servicio de mantenimiento y respaldo de estos sistemas ya sea por parte de la misma empresa con su área de sistemas o directamente con el proveedor de la solución de control de accesos.

En este caso te recomendamos los siguientes sistemas los cuales cuentan con esas y otras funcionalidades indispensables para tu negocio / empresa.

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