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Antes de ver cuánto tiempo debes conservar el registro de control de asistencia, debes tomar en cuenta que no todas las empresas toman en cuenta que puede marcar la diferencia en ayuda para gestión de actividades y personal, así que esta es una oportunidad para tu empresa, sin importar el tamaño de esta. 

¿Qué es un registro de control de asistencias?

Se definen como sistemas de control de acceso en los que la supervisión de asistencia, que es su principal función, permite obtener un registro de las entradas y salidas de cada uno de los empleados. Esto ayuda a comprobar la puntualidad y asistencia de los puestos respectivos. 

Gracias a este sistema las empresas pueden monitorear su productividad, y así poder prevenir diferentes escenarios de riesgo en el futuro.

registro de control de asistencia
Importancia de conservar el registro de control de asistencia

Importancia de un registro de control de asistencia

Para saber cuánto tiempo conservar el registro de control de asistencias es necesario conocer que estos pueden variar, y puede depender del sistema que hayas elegido, lo cual no es tarea rápida. Primero debes tomar en cuenta el nivel de seguridad que requiere tu negocio, al igual que la cantidad de usuarios registrados que mantendrá el software, o incluso obtener otra clase de datos, pero eso depende del giro de negocio respectivo.

Conservar el registro de control de asistencias es importante porque se debe resguardar la documentación que pueda corroborar relaciones laborales, aclarar dudas, reclamos sobre pagos, despidos, cláusulas, fechas, condiciones, incluso en situaciones legales. 

Qué dice la ley sobre el control de asistencia 

Hay señalamientos importantes sobre el tema dentro del artículo 33 del código de trabajo, y está establecido que el empleador debe realizar un registro en donde pueda controlar la asistencia y horas que laboran los trabajadores. El método convencional sería utilizar un libro de registro, o un reloj marcador, pero dejemos eso en el pasado ya que con la ayuda de nuestros sistemas, el largo tiempo de duración de estos registros manuales será reducido a menos de 5 segundos, todo gracias a nuestros sistemas de registro de control de asistencias.

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Dentro de la disposición legal, el empleador es la persona obligada a realizar los registros, de esta manera el programa puede adaptarse sin problemas a las necesidades únicas y diferenciadoras de las empresas. Para la dirección de trabajo, los administradores deben llevar a cabo medidas pertinentes para dirigir y organizar la empresa de forma que puedan cumplir los objetivos que se han planeado. 

¿Cuánto tiempo debes conservar el registro de control de asistencias?

La Ley Federal de Trabajo menciona en su artículo 804 la obligación de almacenar todos los documentos relacionados a tu empresa, siendo estos:

  • I. Contratos individuales de trabajo que se celebren, cuando no exista contrato colectivo o contrato Ley aplicable;
  • II. Listas de raya o nómina de personal, cuando se lleven en el centro de trabajo; o recibos de pagos de salarios;
  • III. Controles de asistencia, cuando se lleven en el centro de trabajo;
  • IV. Comprobantes de pago de participación de utilidades, de vacaciones y de aguinaldos, así como las primas a que se refiere esta Ley, y pagos, aportaciones y cuotas de seguridad social; y
  • V. Los demás que señalen las leyes.

En el caso de los contratos individuales, queda estipulado que deben de ser conservados hasta un año después de la relación laboral, después de ese tiempo los documentos respectivos ya no tienen validez. En el caso de conservar el registro de asistencias, nóminas y comprobantes de pago, se mantienen un año después del término de la relación laboral a diferencia de los individuales.

Aún así, hay diferencias legales entre los plazos de tiempo que utiliza la Ley federal de Trabajo y la Ley del Seguro Social, es por eso que la práctica de conservar el registro de control de asistencias puede ser aplicada por un promedio de 5 años, para que de esta forma puedas estar preparado en caso de cualquier situación. 

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Los cinco años podrían ampliarse a 10 años, tal como lo dispone el artículo 67 del Código.

Las condiciones para aplicar dicha ampliación son que el contribuyente no haya presentado su solicitud en el Registro Federal de Contribuyentes, y no lleve contabilidad o no la conserve durante el plazo que establece el Código, entre otras.

Para obtener mayor información puedes visitar el Reglamento de Código Fiscal de la Federación y La Ley del Seguro Social.

Cómo administrar y obtener el registro de control de asistencia de años anteriores fácilmente

registro de control de accesos
Registro de control de asistencia de años anteriores

Lo recomendable es contar con un (Software) Sistema de Control de Tiempo y Asistencia el cual nos permita a través de su interfaz organizar e imprimir los registros de un usuario fácilmente.

Debes asegurarte que este sistema registre:

  • Asistencias.
  • Vacaciones.
  • Incidencias.
  • Retardos.
  • Que facilite el control pre-nomina al área de Recursos Humanos.
  • Que se pueda implementar con una amplia gama de lectores biométricos.

Y que puedas ingresar en cualquier momento desde cualquier lugar a los registros, esto en caso de requerir aclarar algún punto con colaboradores o ex-empleados.

Lo correcto será siempre contar con un servicio de mantenimiento y respaldo de estos sistemas ya sea por parte de la misma empresa con su área de sistemas o directamente con el proveedor de la solución de control de accesos.

En este caso te recomendamos los siguientes sistemas los cuales cuentan con esas y otras funcionalidades indispensables para tu negocio / empresa.

Softwares para control de asistencia

Control de Accesos con Lector de Rostro y Temperatura – TA-X 2020

TA-X 2020 - control de acceso para la nueva normalidad
TA-X 2020

En eurosoft hemos desarrollado un sistema de control de accesos que utiliza tecnología de punta con la cual es posible realizar la lectura del rostro aunque el usuario utilice cubre bocas, a demás toma la temperatura del usuario.

Si buscar que tú y tu personal regresen a laborar de forma segura a tus instalaciones, esta solución es ideal para tí.

Te invitamos a leer más sobre TA-X 2020

Control de Tiempo y Asistencia – TA-X

TA-X Software control de tiempo y asistencia
TA-X

Con TA-X podrás mejorar las prácticas de tu organización logrando incrementar la productividad de tus colaboradores, de forma sencilla.

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Control de Tiempo y Asistencia – TA-Slim

Control de Accesos y sistema de control de tiempo y asistencia para PyMES
TA-Slim

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Si requieres asesoría de expertos para saber más sobre qué es un control de acceso y todas sus demás funcionalidades, te invitamos a contactar a nuestros especialistas en eurosoft, quienes te darán la mejor opción de implementación (software y hardware) para tu empresa. Recuerda que en nuestro equipo contamos con desarrolladores de software, diseñadores e implementadores de Sistemas de Control de Acceso y tiempo y Asistencia. los cuales cuentan con amplia experiencia.

Escríbenos a través del formulario de contacto, o llamando a cualquiera de nuestros números: +51 1 55.3261.2367 | +51 1 55.5920.4707. Sigue también nuestra página de Facebook y Twitter, donde publicamos contenido adicional que puede ser de tu interés.

¿Y si no es posible implementar un Software para Control de Tiempo y Asistencia?

Algunas recomendaciones de conservación son las siguientes:

  • Hacer copias de los documentos originales y guardarlos en un lugar seguro y mantén listo un juego de copias para cuando debas mostrar este papeleo al contador o al abogado de manera constante, de esta forma cuidar los originales para el momento preciso. 
  • Separar la documentación por categorías: en un sobre las nóminas, en otro las facturas y uno más para el contrato y sus renovaciones. 
  • Organizar por orden cronológico. Los archivos antes mencionados deben mostrarse de acuerdo son su fecha. Según tu preferencia, del más antiguo al más reciente, o viceversa. 

La ventaja que se tiene actualmente es que la mayoría de los documentos de manejan de forma digital, con lo cual podrás realizar un respaldo local (en un disco duro) y mediante un servicio en la nube.

Finalmente, si en tu empresa actualmente no cuentan con un software de control de tiempo y asistencia, puedes hacerlo mediante hojas de cálculo.

En uno de nuestros artículos te mostramos como preparar un control de tiempo y asistencia en excel, y en este te regalamos unas plantillas para que inicies fácilmente. Te invitamos a visitarlo y a descargar las plantillas de forma gratuita.

Esperamos esta información te sea de utilidad y de ser así, que puedas compartirla con tus conocidos.
Éxito en tus proyectos.

Bibliografía:

Ley del Seguro Social: ( https://www.imss.gob.mx/sites/all/statics/pdf/leyes/LSS.pdf )
Ley Federal del Trabajo: ( https://www.gob.mx/cms/uploads/attachment/file/156203/1044_Ley_Federal_del_Trabajo.pdf )
Página del Gobierno de la CDMX: ( https://www.gob.mx/conampros/articulos/obligaciones-del-patron?idiom=es )
Reglamento del código fiscal de la federación: ( http://www.oas.org/juridico/spanish/mesicic3_mex_anexo9.pdf )

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