El sistema de control de visitas nos ha ayudado a acelerar muchos procesos que antes se realizaban solo con una hoja y pluma, la seguridad no era tan fiable y es por eso que hemos llegado a crear esta solución junto con muchas otras. Este post es para saber cómo aprovechar al máximo este software, y en caso de que no lo tengas, convencerte de adquirir uno y conocer sus beneficios.
Lo que ya sabemos del control de visitas
Cuando vamos a visitar un corporativo o las oficinas de una empresa, la primera impresión que tenemos en la experiencia como tal es la recepción; las personas piensan y opinan sobre lo que ven de otros, del lugar en donde están y demás elementos que lo conforman.
En el caso de la organización, se debe saber quiénes son las personas que entran, en todo momento; no solo los empleados sino todas y cada una de las personas que entran al recinto.
¿Cómo aprovechar el control de visitas?
El proceso análogo es obsoleto, el primer paso para actualizar tu negocio, mejorar la seguridad de tu empresa y al mismo tiempo contribuir al medio ambiente. En el caso de ya contar con un control de visitas, asegúrate de que esté bien configurado y que cumpla con los requisitos que has solicitado. Todo esto ayuda a establecer un tono adecuado y amigable tanto para los miembros del negocio como de las personas que lo visitan.
Beneficios del control de visitas
- Aporta eficiencia: A casi nadie le gusta perder el tiempo, esta solución en particular agiliza mucho el proceso de entrada de personal y las visitas. Una entrada rápida y segura es mucho mejor que la tediosa y tardada tarea de anotar tus datos en una bitácora y esperar a que alguien te deje pasar.
- Ahorra costos: La inversión por un sistema de control de visitas no es en vano para nada, sobre todo porque termina por ahorrar costos que antes tenías que contemplar por tener un método análogo.
- Agrega conveniencia: El software es muy fácil y cómodo de usar, nuestro sistema guardado en la nube ayuda a que puedas acceder a él de forma remota. No hay necesidad de volver a la oficina para revisar el libro de anotaciones para visitas, ahora puedes revisar dichos datos en cualquier momento y lugar, esto y encontrar datos con mucho menor tiempo son uno de los más grandes beneficios de este sistema.
- Garantiza la seguridad: Los libros de registro tradicionales no cuentan con un historial para la búsqueda de visitas de un usuario determinado. Con ayuda del software podemos encontrar a cualquier persona que tengamos registrada en cuestión de segundos. En el desafortunado caso de meter a una persona a la lista negra puedes estar al tanto de ello de una manera más sencilla y eficiente, y si se junta con otros sistemas de seguridad, pueden complementarse para que su acceso sea denegado, resguardando así a la oficina de eventos no deseados.
- Ayuda a crear buenas impresiones: Los beneficios anteriores son más que suficiente para provocar una buena impresión de cualquier visita, no tiene por qué ser lo más elegante del mundo, simplemente tiene que funcionar. Además, si quieres complementar tu sistema con tecnología biométrica entonces quedarán mucho más que convencidos.
Virtudes del control de visitas
- Supervisión del tiempo y asistencia: La principal forma de gestionar la seguridad de la empresa es monitorear los movimientos de las personas dentro de las instalaciones (y fuera también, en el caso de los empleados). Cada visitante que vaya por primera vez al recinto deberá otorgar ciertos datos para después ser referenciados en caso de que vuelta, así es como se agiliza el proceso.
- Forma listas de seguimiento: Puede que se llegue a tomar la decisión de no permitirle a alguien la entrada por algún motivo determinado. Es por eso que puedes decidir cuáles son las personas que están y no están permitidas a entrar a tu empresa. Los empleados también pueden calificar y aportar su opinión para llegar a un veredicto democráticamente.
- Alertas y notificaciones en tiempo real: En casos como las visitas programadas es bueno tener un registro previo de dicha visita para que se agilice aún más el proceso y también brinda mayor seguridad.
- Insignia segura: Los pases de visita tradicionales no son tan eficientes, pueden ser robados y utilizarse de forma incorrecta. Con ayuda del control de visitas se le puede asignar una tarjeta de visitante a cualquier persona ajena a la empresa, que además de tener su identificación posee una fecha de caducidad, para que en el caso de que sea robada no pueda entrar al edificio posteriormente.
- Respuesta de emergencia y evacuación: En el caso de que una persona no deseada entre al recinto automáticamente todos los empleados serán notificados sobre ello. En caso de que este evento tenga amenazas o malas intenciones, se puede realizar una evacuación de emergencia.
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